差旅费用

对于出差频繁的企业来说，每年在机票、火车票、酒店、打车等差旅费用上会投入巨大的成本。由于不知道该如何建立差旅标准，或是缺乏有效的管控手段，很多企业想要节省差旅成本却不知该如何下手。下面，小编就来给你详细解读一下如何节省差旅成本。

 

企业在建立管理方案时，第一件要做的事就是明确哪些费用可以报销：

1、出差交通费：出差途中的机票、火车票、船票等。

2、市内交通费：目的地的公交、地铁、打车等费用。

3、车辆费用：如果是自带车辆，出差路上的油费、过路费、停车费等

4、住宿费：酒店、旅馆的住宿费用

5、餐费：出差途中的饮食、会客费用

6、补贴：出差补助、交通补贴等

7、杂费：行李托运、退改签费等

 

在明确差旅费用后， 企业可结合自身情况，根据员工不同职级设置不同档次的差旅费报销标准。若员工因特殊原因需超标消费，需提前向管理者提出申请。员工若未经申请或申请被驳回的超标消费行为，在报销时超额的部分应由员工自行承担。

 

1、出差申请

员工出差前需提交出差申请：列明工作规划、时间、地点、拜访对象、工作目标，按规定程序批准后方可出差。

 

2、上级审批

普通员工出差，需由部门主管/经理审查，总监批准。部门经理出差，经总监审查，总经理批准。副总、总监级别人员出差，由总经理审查批准。

 

3、规范报销

员工出差结束，填写报销申请单、附上发票，交由上级领导审查，财务审核，出纳结算付款/冲销借款。各分管领导应对差旅费报销的真实性、合理性负全面责任。

 

以上就是传统的差旅管理方法，在一定程度上能够帮助企业节省成本，但也存在很多不足：

1、员工有多少额度，就会开多少钱的发票报销，甚至有时还会出现虚假报销。

2、预订、报销、审批、对账整个流程周期长、效率低。耗费人力物力，还很容易出错。

3、没有数据支撑，管理者不知该如何加强差旅管控，或是建立了差旅管理方案，却总是难以落地执行。

 

所以推荐大家使用美团商企通来进行企业差旅消费管理。通过美团商企通，企业将补贴从过去的“单独发放餐补到员工银行账户”改为“系统统一直发到员工美团账户”；员工需要因公用餐、差旅、用车时，直接通过美团App企业支付界面下单，方便快捷；合规订单直接从企业的福利补贴中核减，无需员工垫付及后续贴票报销；在对公结算时只需开具一张发票，大幅减少了票据数量，有效提升管理效率、降低管理成本。通过将“场景-支付-财务-管控”全过程线上化、提供一站式解决方案，将费用制度嵌入系统，实现事前事后多维管控。员工消费行为实时记录，数据实时沉淀，全过程透明化、可追溯，让审批也有据可依。在此过程中，将合规与降本并重，提供合规性强、成本较低的解决方案，并通过功能完备、稳定易用的产品和专业服务让企业及员工享有良好的使用体验。

1、通线上系统对各不同部门、岗位、职级的人进行个人差旅费用标准设定，事前管控管起来。

2、个人出差在产品预订时，企业宣导通过企业线上差旅平台进行预订尽量避免个人线下预订，并且线上差旅平台走一品多供多供应商比价预订机制，通过比价最大程度降本以及通过比价满足合规。

 

员工个人出差回来进行报销，线上关联出差申请单一键生成报销单报销时免填单免贴票，因为差旅平台服务商可代为取票作发票的归集和整理统一给到企业财务，规避票据不合规现象。若员工对私报销有额外的线下消费则可以利用OCR自动识别验真对线下上传至系统内的票据进行核验。以上可以规避报销不合规等问题。

 

现在有一些公司使用平台可以让员工不垫钱不沾票，完全避免费用虚报就需要通过企业管控让员工统一线上采购。比如，美团商企通就是这样一个专业的企业消费管理平台，通过美团商企通，企业将补贴从过去的“单独发放餐补到员工银行账户”改为“系统统一直发到员工美团账户”；员工需要因公用餐、差旅、用车时，直接通过美团App企业支付界面下单，方便快捷；合规订单直接从企业的福利补贴中核减，无需员工垫付及后续贴票报销；在对公结算时只需开具一张发票，大幅减少了票据数量，有效提升管理效率、降低管理成本。通过将“场景-支付-财务-管控”全过程线上化、提供一站式解决方案，将费用制度嵌入系统，实现事前事后多维管控。员工消费行为实时记录，数据实时沉淀，全过程透明化、可追溯，让审批也有据可依。在此过程中，将合规与降本并重，提供合规性强、成本较低的解决方案，并通过功能完备、稳定易用的产品和专业服务让企业及员工享有良好的使用体验。

《企业所得税法》第八条规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。第四十一条规定，企业与其关联方之间的业务往来，不符合独立交易原则而减少企业或者其关联方应纳税收入或者所得额的，税务机关有权按照合理方法调整。

《财政部、税务总局、海关总署关于深化增值税改革有关政策的公告》（财政部、税务总局、海关总署公告2019年第39号）第六条规定，纳税人购进国内旅客运输服务，其进项税额允许从销项税额中抵扣。

《国家税务总局关于国内旅客运输服务进项税抵扣等增值税征管问题的公告》（国家税务总局公告2019年第31号）第一条第（一）项规定，《财政部税务总局海关总署关于深化增值税改革有关政策的公告》（财政部税务总局海关总署公告2019年第39号）第六条所称“国内旅客运输服务”，限于与本单位签订了劳动合同的员工，以及本单位作为用工单位接受的劳务派遣员工发生的国内旅客运输服务。

根据上述规定，总公司的人为子公司办事，应属于子公司发生费用，但根据国家税务总局公告2019年第31号规定，总公司员工发生的差旅服务，无法在子公司层面计算抵扣旅客运输服务发票进项税额。

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     随着各地加速推进复工复产，见客户、跑项目、参加会议...各企业的差旅费用支出也开始呈现攀升态势。大多数企业的财务不得不面临“越来越多”的报销工作，且无法对消费支出进行有效管控，对“预算超标”常感无力。产生显著对比的是，大量高成长企业由于采用美团商务通来管理解决方案，即使面对复工复产带来的支出管理压力，依然游刃有余。

 

     1、经理及以上管理者临时出差，仍然需要等待出差申请审批通过才能消费，不够便利。

      2、机票对公结算，目前都是行政部事后人工核对各部门费用，但又无法判断费用合理性，造成费用控制风险，且效率低。

 

解决方案：

      通过将“场景-支付-财务-管控”全过程线上化、提供一站式解决方案，将费用制度嵌入系统，实现事前事后多维管控。员工消费行为实时记录，数据实时沉淀，全过程透明化、可追溯，让审批也有据可依。在此过程中，将合规与降本并重，提供合规性强、成本较低的解决方案，并通过功能完备、稳定易用的产品和专业服务让企业及员工享有良好的使用体验。

 

      1、酒店、的士等费用发票保存、粘贴等工作繁琐不增值。

      2、个人报销业务中，报销单创建财务凭证、付款等处理必须单条创建，效率低下，无法满足未来共享服务的要求。

 

解决方案：

在企业差旅方面，美团具有国际航协资质，与19家航司旗舰店、超10家机票代理商直连，全面覆盖国内100%航线，可独立出票；覆盖国内全部车次，支持12306委托登录、抢票、占座和在线退改，可提供7*24小时预约抢票服务；合作的酒店资源在全国超过53万家。

 

差旅消费产生的零散发票量大，提报、审核、入账工作繁琐耗时，员工垫款多、财务工作量大分散的差旅业务处理系统，运转效率低，报销业务覆盖地理区域庞杂。

 

解决方案：

通过美团商企通，企业将补贴从过去的“单独发放餐补到员工银行账户”改为“系统统一直发到员工美团账户”；员工需要因公用餐、差旅、用车时，直接通过美团App企业支付界面下单，方便快捷；合规订单直接从企业的福利补贴中核减，无需员工垫付及后续贴票报销；在对公结算时只需开具一张发票，大幅减少了票据数量，有效提升管理效率、降低管理成本。

很多公司在面对纷繁的差旅费用，经办人员会觉得理不清头绪。如何让我们在日常工作中能更高效的规范差旅费用。

 

审批精简化，减少人工成本、提高效率，我们经常可以看到的是员工出差有时候会被某个审批环节卡很久，员工负面情绪多不说，有时候甚至造成客户签单失败等情况存在。卡的很久的原因有很多，一般而言，要么是该审批环节不想签，要么是没时间。特别是走线下审批的企业，表现更为明显，比如该审批环节近期事务繁忙，没有时间理会，或者文件太多，直接丢失了，这都有可能发生。那遇到这种情况，该怎么办?

 

首先我们要优化流程，对于经常卡报销的环节要做好问询制度，知晓原因，审批环节应该按照该项报销费用的实际责任主体指定；同时，对于小额报销，尽可能精简审批环节。而所有的这些流程优化也好、落实责任主体也好，都是通过系统化的工具来加以固化，否则，制度只能摆在纸上。

 

      审批在保证合规的同时尽可能人性化处理。

      举个例子，有时候，员工会和领导一同出差，那住宿以及餐饮标准肯定是按照领导的来，考虑到两者间需要密切沟通与协作，不可能让领导住一个地方，基层员工住一个地方。这时候自然而然员工的相关费用就会超标。那该如何解决这部分员工的问题呢？让员工说明情况以及提供佐证材料以证明该项费用合规即可，无需卡的太紧，当然这有赖于差旅报销制度的顶层设计。在现实企业差旅活动中，非常多的复杂场景需要系统做差异化的配置。同时，在合理范围内，还要保障合规。

 

      通过集中采购管理来降低支出，我们都知道，差旅是周期性、批量化的行为，作为业务主导型的公司而言，差旅费用的占比非常巨大，这时候我们可以考虑一些集中采购类的平台通过规模化订购或者与对方形成合作以降低差旅成本。

 

那该如何选择集中采购平台呢？我们需要选择可以一站式采购各类差旅消费项目且相关消费项的平台，同时还必须要满足物美价廉的属性。美团商企通就是不错的选择。美团商企通隶属于美团，其宗旨是为企业提供“企业消费管理”一站式服务解决方案，覆盖企业差旅、企业福利餐、企业招待宴请、企业用车等多种场景。通过“机、酒、火、餐、车”的在线预订、差标及用餐规则的灵活配置，为企业提供消费前、消费中、消费后的全流程企业消费解决方案，帮企业节省成本、提升管理效率、提升用户体验；并通过公对公的结算，统一开整票，让财务从重复性的票据审核工作中解放出来，让员工免垫付、免贴票、免报销。

差旅费用属企业第二大可控成本，但由于许多企业缺少科学的成本控制方法和工具，造成企业差旅管理混乱，差旅费用虚高，差旅报销繁琐。低价和节省成本是企业对差旅管控最初的诉求，但这种诉求一定是建立在合规、透明、便捷、高效的基础上。作为企业管理者，你知道如何进行优质的差旅管控吗？

当前中国大多数企业还处于纸质报销、手动输入、人工审计的“手工时代”，这些流程不仅处理成本高、效率低下、耗时耗力、极易出错，还极易导致员工抱怨不堪。差旅报销作为企业经常发生的报销内容，往往因为低效的差旅报销方式，引来诸多的问题。以下是一些经典的差旅报销场景，您的企业是否也经常遇到呢？

      场景一：员工A从出差申请到领导审批，经历漫长的等待过程，导致不能及时进行差旅预订，项目很急的情况下只能选择商务舱等高价出行方式。

      场景二：经过多番讨论的差旅政策难以落地。不同的差旅费用有不同管理制度，而领导在审批过程中依赖人为的判断，大量差旅制度无法有效执行。

      场景三：企业差旅成本无法管控。由于大量的数据没有电子化、系统化，费用发生的汇总与统计分析往往滞后，管理层在拿到财务报表后发现每月的差旅费用与当初制定的差旅预算严重脱节。

      场景四：虚假、重复报销。由于繁琐的报销流程存在不少的灰色地带，员工A为了自身的利益，在企业可容忍的报销金额内，虚报或者报假发票。

      场景五：财务经常加班加点审核发票真伪，领导审批单据耗时费力，员工出差回来面对一堆发票感到无奈……上述差旅报销场景普遍存在于大大小小的企业中，给企业带来了一定的差旅成本管控压力。殊不知，如今居高不下的差旅费已经可以通过专业的企业消费软件得到有效的管控，不仅能为企业提高效率，更能够为企业实实在在的省钱！

针对上述差旅报销痛点，为了报销过程简化，财务信息互通，确保整个差旅过程在申请单的管控范围内顺利完成。可以体验下美团商企通。美团商企通隶属于美团，其宗旨是为企业提供“企业消费管理”一站式服务解决方案，覆盖企业差旅、企业福利餐、企业招待宴请、企业用车等多种场景。通过“机、酒、火、餐、车”的在线预订、差标及用餐规则的灵活配置，为企业提供消费前、消费中、消费后的全流程企业消费解决方案，帮企业节省成本、提升管理效率、提升用户体验；并通过对公的结算，统一开整票，让财务从重复性的票据审核工作中解放出来，让员工免垫付、免贴票、免报销。