差旅费用报销如何科学控制?

员工出差基本是每家公司都会有,差旅费大家都和熟悉,差旅费报销时,有些不自觉的员工,会采取一些方法多报差旅费,常见形式有:

一、虚开发票或从发票贩子手里买发票,根本没在开票单位消费,虚报费用。

对于这类行为,不仅增加了公司差旅费,还给公司带来了税务风险,一旦发现要严厉处罚。可通过发票查询,还有报销时除发票外,要求报销人提供相关凭证,比如酒店水单、餐饮点餐明细、支付方式截图、行程明细等防止虚报。

二、有实际消费,但发票金额高于实际支付的消费金额。这类比较难以防范,通常很多单位会有各类报销标准,但高开往往也在报销标准之内,这种建议以自觉为主,如要控制,也可参考前面的相关方式。

三、利用电子发票,进行重复报销。这种可通过报销录入发票或查重的方式来防范。

四、有实际消费,发票也与实际一致,但该享受的折扣没去享受,利用开票单位的积分及返利获取利益,比如机票买全价票,这种可通过财务审核或审计提出建议,并加以关注。

当然,企业也可以采取包干或节约奖励等方式,控制差旅费。还有,可以借助第三方企业消费服务商,来解决公司差旅费的控制。比如美团商企通,就是一个非常好的差旅管理服务平台,通过美团商企通,企业将补贴从过去的“单独发放餐补到员工银行账户”改为“系统统一直发到员工美团账户”;员工需要因公用餐、差旅、用车时,直接通过美团App企业支付界面下单,方便快捷;合规订单直接从企业的福利补贴中核减,无需员工垫付及后续贴票报销;在对公结算时只需开具一张发票,大幅减少了票据数量,有效提升管理效率、降低管理成本。通过将“场景-支付-财务-管控”全过程线上化、提供一站式解决方案,将费用制度嵌入系统,实现事前事后多维管控。员工消费行为实时记录,数据实时沉淀,全过程透明化、可追溯,让审批也有据可依。在此过程中,将合规与降本并重,提供合规性强、成本较低的解决方案,并通过功能完备、稳定易用的产品和专业服务让企业及员工享有良好的使用体验。

当然,在差旅费用报销控制方面,要适当考虑报销的人性化,不是一味的怀疑或防范员工,毕竟,企业管理目标是多元的,要综合平衡,既考虑到费用报销的合理合规,也要考虑控制的成本效益原则。

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