自述：因为员工虚假消费，我加了一夜的班

  虚假消费防不胜防，稍有不慎就可能给企业带来巨额损失。可这是财务人员工作能力的问题吗？

  事实上，这样的事情，每一个财务都可能遇到。

 

 

遇上虚假消费，我加了一夜的班

 

  一年前，我还是一个每天80%以上工作时间都忙于记账、核算、凭证、报销的小财务；然而，从有一天起我的工作彻底发生了改变......

  那天，正当我准备下班，财务总监忽然叫住了我。

 

  “这些都是潜在的风险，你今天重新核验下过去一个月的发票。”总监给我下了任务，“另外，我们的招待费用持续走高，现在市场环境不好，你也分析下怎么控制费用开支。”

  深夜加班，公司饮水机里的水，我的泪。但虚假消费带来的风险可不是开玩笑，于是我一边工作，一边思考：

1.公司规定只能买二等座，但市场小王说二等座卖完了，我怎么知道有没有卖完？

2.销售小刘说吃了一千多块钱，我怎么知道他真正吃了多少？

3.市场都在降本增效，我怎么才能帮公司省钱？不然下一个被降本增效的可能就是我。

 

 

  茫然无措中，我将我的烦恼在财务微信群里发了出去，幸运的是，群里一位潜水的CFO愿意给我支支招。

 

 

CFO支招：交易实时管控，数据沉淀降本

 

招式1：交易环节自动化实时内控，源头确保合规

 

         很多时候企业出现税务及审计风险不是财务能力的问题。如果业务消费行为不合规，财务又对业务交易过程无法监管，大量数据就是无法管控的，只能亡羊补牢。

        既然风险发生在交易时，那是否有可能在交易环节就进行管控，防患于未然？

        我之前用过美团旗下专业的企业消费管理平台“美团企业版”，它就具备基于消费行为的自动化实时内控能力。美团平台聚合外卖、餐饮、订机票/火车票/酒店、打车等消费全场景，企业员工在美团上因公消费，企业可以通过美团企业管理后台，对员工行为实时管控。

 

 

举几个例子，这些常见的困惑都能通过美团企业版解决：

①作为财务，怎么知道业务老板是否同意员工消费，或者员工消费行为是否与告知老板的一致？

授权管控 - 美团企业版支持“申请单管控”。以出差场景为例，可以规定员工先填申请单，经上级审批后才能订票。通过美团订票时，系统会自动校验行程信息。

 

②员工报销的招待费，到底有没有真实消费，还是在刷单套现？

真实性管控 - 使用美团企业版后，员工招待客户需要通过美团线上企业买单，系统会对员工事前发起的申请单进行比对，并校验员工可用额度。事后，系统还将通过与美团C端消费者数据交叉校验，对异常消费数据进行预警。

默沙东、恒瑞医药等头部内外资药企，都在这样保障医药代表招待用餐合规。

 

左图：商务宴请申请单；右图：异常消费预警

 

③公司规定只能订二等座，员工实际订了一等座怎么办？预算超标又如何解决？

费用管控，预算实时扣减 - 事前在美团企业版后台配置费用制度，员工支付时平台基于制度自动限制，规范行为；如果超过公司限定额度，员工可提起超标审批，通过后再企业支付。支付环节自动校验预算，实时扣减，避免预算超标。

 

④审票入账，再怎么仔细核验，也有可能出错，总是战战兢兢？

无需报销 - 通过美团企业版，员工消费直接企业支付，免垫付、免报销；财务无需审票入账，不仅提效，还更合规。

  蜜雪冰城已经在这样做了，财务审核时间节约了50%，财务中心线上审核正确率超95%！

 

招式2：费用明细沉淀，助力降本增效

 

        市场寒冬，企业如何降本增效、度过周期？这是我们财务人发挥专业价值的关键时机。掌控着企业成本及收入来源，财务应当主动挖掘有价值的数据，为降本决策提供支持。

        但要挖出有价值的数据并不容易，特别是很多财务还在用传统的记账模式，操作效率低、数据分散、系统反应慢。以最典型的差旅费用为例，目前市场中存在从粗放到精细的三种记账模式：

 

模式一：记录费用发生的名目

借：销售费用-差旅费-机票  360元

销售费用-差旅费-住宿费 1600元

贷：银行存款1960元

 

模式二：记录费用发生涉及的全量数据

市场部张三，乘坐CA4111从成都飞往北京，票价360元，入住和颐酒店，400元/天，住店4天。

 

模式三：记录费用发生的全量数据及背景信息

市场部张三从因A客户商务活动需要从成都前往北京出差，因国航准点率高选择国航CA4111，起飞时间20点，价格360元，折扣2折。考虑到去客户办公地点方便入住和颐酒店，每晚400元，住店4天。

 

         当企业要下调差旅预算，如果财务只有模式一的数据，就无法进行分析。而模式三的信息，则能提供更有价值的洞察，例如：

        员工最高频出差的目的地是哪里？主要出差目的是什么？如果需要长期进行客情维护，那么如果企业在当地建立办事处或分职场，是否成本更低？

......

 

         所以，数据获取是关键。美团企业版可以将员工用餐、订机票/火车票/酒店、打车等场景的消费数据明细实时沉淀留存，将各类费用信息变成财务可挖掘的数据。

 

        而财务通过对不同部门、地区、线路甚至人员的消费数据分析，就可以发现新的费用节省点，如机票/酒店/打车的上限额度调整，再如酒店及机票协议托管的可能，为企业降本增效提供更可靠的支持。

图：多维度动态报表，全面展现消费数据

 

        美团企业版还会为企业提供机票、酒店专属折扣。通过低价预订降低支出，合作企业平均能省下5%-10%的差旅费用。

 

        听完CFO建议，我果断约了美团企业版解决方案专家当面咨询，拉上总监一起听。经过介绍，我们了解到该平台具有以下优势：

 

• 多场景

美团企业版作为站在美团肩膀上的优质企业消费管理平台，能够实现真正意义上的多场景、一站式消费，服务员工出差、订餐、招待、打车、福利。

 

• 海量供给

机 - 国内航线100%覆盖，提供专享折扣

酒 - 国内酒店56万+直签，覆盖2800+县市区，提供专享折扣

火 - 国内直达列车100%覆盖

餐 - 美团平台920万+自有商户，覆盖2800+县市区

车 - 30多家主流网约车平台对接

 

• 企业支付

员工因公消费直接企业支付，免垫付、免报销，更便捷；公对公结算，财务无需审票，更高效。

 

• 实时管控

企业规则预设，交易环节实时管控确保合规，降低事后人工核验带来的税务及审计风险。

 

• 数据分析

消费过程和数据在后台沉淀，清晰呈现费用变化动因，让财务能给到更有价值的洞见，助力企业降本增效。

 

• 已经经过近万家企业检验

拜耳、正大天晴、招商银行、中信银行、小米等行业龙头都在用美团企业版，消费成本和人力投入平均节省30%。

 

        需求被满足，我们很快上线了美团企业版。员工因公消费票据量从每月7000张降至不足500张，且100%合规。利用省出的时间，我做了因公消费费用调整方案，并在财务与业务部门一致同意后，通过美团企业版平台自动管控，今年为公司省下了17%的费用。

 

        现在我把它推荐给你。找到最佳工具，实现成本最优化，在降本增效的时代中实现财务的专业价值，希望你也可以。