自述:因为员工虚假消费,我加了一夜的班

  虚假消费防不胜防,稍有不慎就可能给企业带来巨额损失。可这是财务人员工作能力的问题吗?

  事实上,这样的事情,每一个财务都可能遇到。

 

遇上虚假消费,我加了一夜的班

 

  一年前,我还是一个每天80%以上工作时间都忙于记账、核算、凭证、报销的小财务;然而,从有一天起我的工作彻底发生了改变......

  那天,正当我准备下班,财务总监忽然叫住了我。

  “这些都是潜在的风险,你今天重新核验下过去一个月的发票。”总监给我下了任务,“另外,我们的招待费用持续走高,现在市场环境不好,你也分析下怎么控制费用开支。”

  深夜加班,公司饮水机里的水,我的泪。但虚假消费带来的风险可不是开玩笑,于是我一边工作,一边思考:

1.公司规定只能买二等座,但市场小王说二等座卖完了,我怎么知道有没有卖完?

2.销售小刘说吃了一千多块钱,我怎么知道他真正吃了多少?

3.市场都在降本增效,我怎么才能帮公司省钱?不然下一个被降本增效的可能就是我。

 

  茫然无措中,我将我的烦恼在财务微信群里发了出去,幸运的是,群里一位潜水的CFO愿意给我支支招。

CFO支招:交易实时管控,数据沉淀降本

 

招式1:交易环节自动化实时内控,源头确保合规

  很多时候企业出现税务及审计风险不是财务能力的问题。如果业务消费行为不合规,财务又对业务交易过程无法监管,大量数据就是无法管控的,只能亡羊补牢。

  既然风险发生在交易时,那是否有可能在交易环节就进行管控,防患于未然?

  我之前用过美团旗下专业的企业消费管理平台“美团商企通”,它就具备基于消费行为的自动化实时内控能力。美团平台聚合外卖、餐饮、订机票/火车票/酒店、打车等消费全场景,企业员工在美团上因公消费,企业可以通过美团企业管理后台,对员工行为实时管控。

 

举几个例子,这些常见的困惑都能通过美团商企通解决:

 

①作为财务,怎么知道业务老板是否同意员工消费,或者员工消费行为是否与告知老板的一致?

授权管控 - 美团商企通支持“申请单管控”。以出差场景为例,可以规定员工先填申请单,经上级审批后才能订票。通过美团订票时,系统会自动校验行程信息。

 

②员工报销的招待费,到底有没有真实消费,还是在刷单套现?

真实性管控 - 使用美团商企通后,员工招待客户需要通过美团线上企业买单,系统会对员工事前发起的申请单进行比对,并校验员工可用额度。事后,系统还将通过与美团C端消费者数据交叉校验,对异常消费数据进行预警。

默沙东、恒瑞医药等头部内外资药企,都在这样保障医药代表招待用餐合规。

左图:商务宴请申请单;右图:异常消费预警

 

③公司规定只能订二等座,员工实际订了一等座怎么办?预算超标又如何解决?

费用管控,预算实时扣减 - 事前在美团商企通后台配置费用制度,员工支付时平台基于制度自动限制,规范行为;如果超过公司限定额度,员工可提起超标审批,通过后再企业支付。支付环节自动校验预算,实时扣减,避免预算超标。

 

④审票入账,再怎么仔细核验,也有可能出错,总是战战兢兢?

无需报销 - 通过美团商企通,员工消费直接企业支付,免垫付、免报销;财务无需审票入账,不仅提效,还更合规。

  蜜雪冰城已经在这样做了,财务审核时间节约了50%,财务中心线上审核正确率超95%!

 

招式2:费用明细沉淀,助力降本增效

  市场寒冬,企业如何降本增效、度过周期?这是我们财务人发挥专业价值的关键时机。掌控着企业成本及收入来源,财务应当主动挖掘有价值的数据,为降本决策提供支持。

  但要挖出有价值的数据并不容易,特别是很多财务还在用传统的记账模式,操作效率低、数据分散、系统反应慢。以最典型的差旅费用为例,目前市场中存在从粗放到精细的三种记账模式:

 

模式一:记录费用发生的名目

借:销售费用-差旅费-机票  360元

销售费用-差旅费-住宿费 1600元

贷:银行存款1960元

 

模式二:记录费用发生涉及的全量数据

  市场部张三,乘坐CA4111从成都飞往北京,票价360元,入住和颐酒店,400元/天,住店4天。

 

模式三:记录费用发生的全量数据及背景信息

  市场部张三从因A客户商务活动需要从成都前往北京出差,因国航准点率高选择国航CA4111,起飞时间20点,价格360元,折扣2折。考虑到去客户办公地点方便入住和颐酒店,每晚400元,住店4天。

 

  当企业要下调差旅预算,如果财务只有模式一的数据,就无法进行分析。而模式三的信息,则能提供更有价值的洞察,例如:

  员工最高频出差的目的地是哪里?主要出差目的是什么?如果需要长期进行客情维护,那么如果企业在当地建立办事处或分职场,是否成本更低?

......

 

  所以,数据获取是关键。美团商企通可以将员工用餐、订机票/火车票/酒店、打车等场景的消费数据明细实时沉淀留存,将各类费用信息变成财务可挖掘的数据。

 

  而财务通过对不同部门、地区、线路甚至人员的消费数据分析,就可以发现新的费用节省点,如机票/酒店/打车的上限额度调整,再如酒店及机票协议托管的可能,为企业降本增效提供更可靠的支持。

图:多维度动态报表,全面展现消费数据

 

  美团商企通还会为企业提供机票、酒店专属折扣。通过低价预订降低支出,合作企业平均能省下5%-10%的差旅费用。

 

  听完CFO建议,我果断约了美团商企通解决方案专家当面咨询,拉上总监一起听。经过介绍,我们了解到该平台具有以下优势:

 

  • 多场景

美团商企通作为站在美团肩膀上的优质企业消费管理平台,能够实现真正意义上的多场景、一站式消费,服务员工出差、订餐、招待、打车、福利。

 

  • 海量供给

机 - 国内航线100%覆盖,提供专享折扣

酒 - 国内酒店56万+直签,覆盖2800+县市区,提供专享折扣

火 - 国内直达列车100%覆盖

餐 - 美团平台920万+自有商户,覆盖2800+县市区

车 - 30多家主流网约车平台对接

 

  • 企业支付

员工因公消费直接企业支付,免垫付、免报销,更便捷;公对公结算,财务无需审票,更高效。

 

  • 实时管控

企业规则预设,交易环节实时管控确保合规,降低事后人工核验带来的税务及审计风险。

 

  • 数据分析

消费过程和数据在后台沉淀,清晰呈现费用变化动因,让财务能给到更有价值的洞见,助力企业降本增效。

 

  • 已经经过近万家企业检验

拜耳、正大天晴、招商银行、中信银行、小米等行业龙头都在用美团商企通,消费成本和人力投入平均节省30%。

 

   需求被满足,我们很快上线了美团商企通。员工因公消费票据量从每月7000张降至不足500张,且100%合规。利用省出的时间,我做了因公消费费用调整方案,并在财务与业务部门一致同意后,通过美团商企通平台自动管控,今年为公司省下了17%的费用

 

   现在我把它推荐给你。找到最佳工具,实现成本最优化,在降本增效的时代中实现财务的专业价值,希望你也可以。